Generelle betingelser

Generelle betingelser og faciliteter ved leje af Frølageret

1. Forud for arrangementet:

1.2 Lejeperiode og formål:
Kulturmaskinen stiller Frølageret til rådighed for arrangør i den periode samt til det formål, som er defineret i kontrakten. Det er arrangørs ansvar at lokalet anvendes til det formål, som er oplyst og aftalt med Kulturmaskinen.

1.3 Markedsføring
Arrangør er selv ansvarlig for markedsføring og salg af arrangementet.
Kulturmaskinen medtager gerne Arrangørs arrangement i Frølagerets/Kulturmaskinens event kalender på website samt eventuelt andre platforme.

Arrangør må ikke, i eller omkring Frølageret synliggøre eller promovere en tredjepart som konkurrerer med Kulturmaskinen samt Kulturmaskinens sponsorer uden forudgående aftale herom.
Arrangør sørger selv for at indhente alle relevante tilladelser i forbindelse med fotografering og videooptagelse af kunstnere og publikum.

1.3 Sikkerhed
Arrangør er ansvarlig for lovpligtig og tilstrækkelig sikkerhed i.f.m. afvikling af arrangementet, herunder at indhente samtlige relevante og eventuelt nødvendige godkendelser og tilladelser fra de relevante offentlige myndigheder, samt sikre overholdelse af alle love, regler og retningslinjer i forbindelse med afholdelse af arrangementet.

Arrangør er forpligtet til at sikre samt afholde omkostninger for tilstedeværelse af nødvendigt antal autoriserede sikkerhedsvagter på dagen for afholdelse af et arrangement. Behovet for vagtpersonale afstemmes i forbindelse med preproduktionen og kan rekvireres igennem Kulturmaskinen.

1.4 Forsikring
Arrangør bærer ansvaret for alle risici i relation til planlægning, opbygning, produktion og afvikling af arrangement, herunder ansvaret overfor deltagere og optrædende, herunder optrædendes rekvisitter og ejendele.

Arrangør er forpligtet til inden arrangementets afholdelse at tegne lovpligtige og nødvendige forsikringer med tilstrækkelig sum til dækning af eget ansvar ifm. arrangementet, herunder person- og tingskade, også dækkende gæster og publikum.

Har Arrangør allerede en erhvervsansvarsforsikring, skal Arrangør sikre sig, at denne omfatter arrangementer med publikum.

Kulturmaskinen kan ikke pålægges ansvar for Arrangørs driftstab, herunder indirekte tab i forbindelse med gennemførelse, ændring eller aflysning af Arrangementet, uanset årsagen hertil.

1.5 Aflysning
Hvis arrangøren ser sig nødsaget til at aflyse arrangementet, er det arrangørens pligt at oplyse om dette pr. mail til km-udlejning@odense.dk. Det er desuden arrangørs ansvar at informere pressen om evt. aflysninger.
Kulturmaskinen er ikke ansvarlig for udgifter til Arrangørs leverandører, kunstnere m.v.

Hvis aflysningsvarsel ikke overholdes, opkræves leje for lokale og bestilt ekstraudstyr:

Aflysning af leje skal ske skriftligt pr mail til Kulturmaskinen. Mail til km-udlejning@odense.dk

• Aflysning kan ske ude beregning senest 30 dage før arrangementet/eventet
• Ved aflysning 30-8 dage før arrangementet opkræves arrangør 50% af den i kontrakten aftalte leje.
• Ved aflysning senere end 7 dage før arrangementet opkræves arrangør 100% af den i kontrakten aftalte leje.

1.6 Strejke/force majeure
Kulturmaskinen er ikke forpligtet til at finde andre lokaler til arrangører i tilfælde af strejke, konflikter eller force majeure, hvor Kulturmaskinen ikke kan benyttes på grund af samme. Kulturmaskinen forbeholder sig ret til at aflyse arrangementer, hvis det ikke er muligt at lave PR i tilfælde af strejke, konflikter og force majeure.

2. Under arrangementet:

2.1 Antal personer:
Frølageret er godkendt til 300 personer stående (uden inventar) og op til 130 siddende gæster.

2.2 Billetsalg
Der må gerne tages entré ved arrangementer i Frølageret.
Arrangøren har selv ansvar for den økonomiske side af arrangementet (honorar, entré) og er selv ansvarlig for evt. momsafregning m.v.
Alt billetsalg i forbindelse med afholdelse af arrangementer varetages af Arrangør.
Arrangør afvikler selv billetkontrol medmindre andet er aftalt på forhånd.

Arrangør er forpligtet til at notere følgende på alle billetter:

• ”Arrangeret af *EGET FIRMANAVN*. For spørgsmål henvises til: *EGEN KONTAKTINFO.*”

2.3 Personale
Afhængig af arrangementets størrelse vil en eller flere af Kulturmaskinens medarbejdere være til stede eller kontaktbare under hele arrangementet. Desuden skal arrangøren sikre bemanding bestående af voksne og ædru folk. Ved arrangementer med børn og unge skal der være et tilstrækkeligt antal voksne til stede. Ved større koncerter, fester og lignende skal der være et tilstrækkeligt antal kontrollører til stede. Kulturmaskinen bestemmer antallet.

Ved arrangementer fredag, lørdag og udenfor Kulturmaskinens normale åbningstid, skal der, hvis arrangøren ikke har entré i foyeren, være en voksen og ædru person til at føre opsyn i foyeren. Dette bl.a. for at sikre, at publikum ikke tager drikkevarer med ind, og for at uvedkommende ikke ‘hænger ud’ i foyeren.

2.4 Garderobe
Kulturmaskinen har garderobestativer og nummersystem kan tilkøbes ved Kulturmaskinen. Arrangør er selv ansvarlig for at varetage garderoben, medmindre andet aftales med Kulturmaskinen.

2.5 Merchandise
Arrangør aftaler på forhånd, gennem præproduktionen, vilkår for eventuelt salg af merchandise med Kulturmaskinen.

2.6 Nødudgange/flugtveje
Nødudgangslyset skal være tændt under arrangementet. Nødudgange/flugtveje skal være passable i hele deres bredde. Der må altså ikke stilles materiale af nogen art foran eller i nødudgangene. Biler må ikke parkeres foran nødudgange/flugtveje.

2.7 Driftsjournal
Driftsjournal (brandtjek) foretages af Kulturmaskinens personale. Arrangøren er forpligtet til at sætte sig ind i Kulturmaskinens brand- og evakueringsinstruks samt til ikke at lukke flere personer ind, end brandmyndighederne tillader.

2.8 Teknik

• Gældende teknisk rider kan altid findes på kulturmaskinen.com under Frølageret.
• Udstyr som indgår i lejen, samt priser på tilkøb fremgår af bilag 2: Teknisk Rider.
• Frølagerets tekniske installationer må ikke betjenes uden forudgående instruks af Kulturmaskinens personale.
• Det er ikke tilladt lejer selv at medbringe PA-anlæg.
• Arrangør skal bestræbe sig på 14 dage inden arrangementets start at fremsende al relevant produktionsmateriale for arrangementet (riders, kanalplan, opstilling, generelle ønsker).

2.10 Lydniveau
Det er til enhver tid Kulturmaskinen, der bestemmer lydniveauets øvre grænse. Dette er kun aktuelt, når der bruges elektrisk forstærkning. Under evt. lydprøve og under selve arrangementet skal vinduer og yderdøre være lukkede.

2.11 KODA/Gramex
For arrangementer med levende musik eller diskotek skal der ifølge lovgivningen betales afgift til KODA (KOmponist-rettigheder i DAnmark). Læs mere på www.koda.dk

Lejers udgifter til KODA/Gramex, afregnes gennem Kulturmaskinen.

2.12 Drikkevarer og udskænkning
Det er ikke tilladt at medbringe drikkevarer.

2.13 Forplejning
Kulturmaskinen har eksklusivt retten til al forplejning, dvs. salg af mad- og drikkevarer, inkl. valg af sortiment og prissætning, i og omkring Frølageret i forbindelse med alle arrangementer, som afholdes i pågældende venue, uanset og uafhængig af arrangør. Herunder kan Kulturmaskinen frit åbne og drive faste og mobile barer/udsalgssteder for publikum til Arrangørs arrangement.

Forplejning og bar mv. til Arrangørs VIP– eller andre gæster med billet til arrangementet, leveres eksklusivt af Kulturmaskinen efter særskilt aftale og specifikation fra Arrangør.

Undtaget fra Kulturmaskinens eksklusive ret hvad angår forplejning, er backstage-forplejning til optrædende, crew samt Arrangørs backstage gæster, øvrigt personale og underleverandører til arrangementets afvikling. Denne forplejning er Arrangørs ansvar.

2.14 Rygepolitik
Der er rygeforbud i Kulturmaskinen.

2.15 Opbevaring af diverse effekter
Opbevaring af diverse effekter på Kulturmaskinen sker på eget ansvar! Kulturmaskinen har ingen forsikring og påtager sig intet erstatningsansvar for tab eller skade som følge af fx tyveri, hærværk, brand og oversvømmelse.

2.16 Ro og orden
Det er til enhver tid arrangør, der har det fulde ansvar for ro og orden. Hvis arrangøren mister kontrollen med arrangementet (hærværk, slagsmål og lignende), vil Kulturmaskinens personale øjeblikkeligt stoppe arrangementet og om nødvendigt tilkalde politiet.

2.17 Polititilsyn
Odense Politi har ret til tilsyn ved alle offentlige arrangementer på Kulturmaskinen. Kulturmaskinens personale skal kontaktes, når Odense Politi laver tilsyn på Kulturmaskinen.

3 Efter arrangementet:

3.1 Brug og aflevering:
Arrangører afleverer Frølageret og alle brugte lokaler, som de modtages. Er lokalerne efter arrangørens vurdering ikke rengjorte ved ankomst, skal dette meddeles Kulturmaskinen, før arrangementet begynder. Efter endt optræden skal oprydning/rengøring straks påbegyndes. Det er til enhver tid Kulturmaskinens personale, der afgør, hvornår rengøringen er fuldstændig. Kulturmaskinen stiller div. rengøringsmidler samt gulvvaskemaskine til rådighed. Det er også muligt at købe rengøring.

• Borde og stole skal tørres af og stilles på plads. Stolene skal stables i søjler med max. 8 stole i hver.
• Gulvet skal fejes og derefter vaskes.
• Øl- og sodavandsflasker skal tømmes og sorteres i kasser.
• Vinflasker tømmes og stilles i baren.
• Lysestager, kopper, glas og evt. samles i baren og vaskes i opvaskemaskinen.
• Scene/sale, foyeren, toiletter og andre benyttede lokaler skal rengøres.
• Der må ikke slås søm og lignende i væggene, eller sættes noget op der efterlader mærker på væggene – der må ikke sættes noget op på vinduer og glasfacaden.
• Det er ikke tilladt at bruge popcorn, sæbeboble, skum eller konfettikanon.
• Plakater, dekorationer, tape og lignende, der er ophængt i Frølageret og andre lokaler fjernes.
• Ind- og udgange ved Kulturmaskinen skal være ryddet for eventuelle flasker/affald og skiltning.
• Affaldssække skal smides i affaldscontaineren.
• Alle døre og vinduer lukkes, og lyset slukkes, når lokalerne forlades.

3.2 Rengøring
I forbindelse med møder, foredrag, kurser, konferencer og lignende: 1.200,- kr. + salleje
I forbindelse med koncerter, festarrangementer og møder med spisning: 2500,- kr. + salleje
Borddækning, duge, blomster og lignende er ikke inkluderet i ovenstående priser.

3.3 Afregning og betalingsbetingelser
Afregning af leje og øvrige ydelser leveret af Kulturmaskinen sker som beskrevet i kontrakten.

I det tilfælde, at Arrangør efter modtagelse af en faktura måtte være uenig med Kulturmaskinen i pågældende opgørelse, skal Arrangør inden 14 dage efter Kulturmaskinens afsendelse af faktura reklamere overfor Kulturmaskinen.

Alle udgifter vedr. arrangementet afregnes kontant efter arrangementet. Regning kan også fremsendes efter aftale.

3.4 Ansvar og ansvarsbegrænsning
Kulturmaskinen stiller alene faciliteter og ydelser til rådighed for Arrangør jfr. Hovedkontrakten, mens Arrangør selv er ansvarlig for arrangementet. Kulturmaskinen påtager sig ingen risiko eller ansvar for Arrangørs arrangement.

Arrangør forpligter sig til at tilbagelevere bygningen med alt tilbehør i samme stand som ved modtagelsen, bortset fra almindelig slitage. Udstyr, dekorationer eller andet fysisk materiale, som Arrangør har installeret ifm. Arrangementet efter aftale med Kulturmaskinen, og som ikke er fjernet ved lejeperiodens udløb, kan fjernes af Kulturmaskinen, og alle udgifter samt evt. skader forbundet hermed dækkes af Arrangør.

Arrangør skal erstatte Kulturmaskinen enhver beskadigelse af det lejede, som er påført ifm. forberedelse, afholdelse eller nedpakning af arrangementet, uanset om skaden er påført af publikum, artist/optrædende, personale (Kulturmaskinens personale undtaget), medhjælpere, underleverandører, udstyr eller ejendele. Kulturmaskinen er berettiget til straks at foretage udbedring af forvoldte skader og Arrangør forpligter sig til at refundere Kulturmaskinen ethvert udlæg hertil efter regning, der vil være at betale ved påkrav.

Såfremt Arrangørs benyttelse af det lejede medfører sådanne skader at istandsættelse ikke kan foretages inden Kulturmaskinens næste kontraherede arrangement eller Kulturmaskinens egen brug af det lejede, og Kulturmaskinen som følge heraf måtte lide et tab, er Arrangør forpligtet til at erstatte dette.